TIMIKA, jurnalpapua.id
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimika mendorong seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) mengelola dan mengunggah arsip pemerintahan secara mandiri melalui sistem digital.
Langkah tersebut dilakukan melalui penguatan pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional/Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN/JIKN), sekaligus membuka peluang bagi masyarakat untuk mengakses arsip pemerintah yang bersifat terbuka.
Kepala Bidang Pembinaan dan Layanan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika, Yandry Sedubun, mengatakan admin OPD yang mengikuti bimbingan teknis SIKN/JIKN diharapkan dapat menjalankan fungsi sebagai kontributor arsip di masing-masing unit kerja.
“Peserta bimtek ini kita harapkan bisa mandiri dalam mengunggah data-data pengelola maupun arsip dari unit kerjanya secara berkelanjutan. Dengan begitu, ketergantungan terhadap pihak lain bisa diminimalkan,” kata Yandry.
Menurut dia, admin OPD tidak hanya bertugas mengunggah arsip, tetapi juga perlu memahami proses pemilahan dokumen yang dapat dipublikasikan kepada masyarakat.
Setiap arsip yang diunggah akan terlebih dahulu diverifikasi oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah selaku lembaga kearsipan sebelum ditampilkan melalui jaringan informasi kearsipan.
“Tidak semua data langsung di-upload. Kita verifikasi dulu karena ada dokumen-dokumen yang tidak bisa dipublikasikan kepada masyarakat umum,” ujarnya.
Yandry menjelaskan, arsip yang bersifat terbuka dapat menjadi sumber informasi sekaligus dokumentasi sejarah perjalanan pemerintahan dan pembangunan di Kabupaten Mimika.
Arsip tersebut antara lain berupa foto kegiatan pemerintahan, dokumentasi pembangunan, kebijakan pemerintah, hingga dokumentasi para pemimpin daerah pada masa lalu.
“Misalnya foto-foto pemimpin pada waktu lampau ketika mereka menjabat. Itu menjadi arsip sejarah. Kemudian kebijakan-kebijakan pemerintah dan rekaman pembangunan di kabupaten ini juga bisa menjadi informasi yang nantinya kita publikasikan,” katanya.
Ia mengatakan penerapan SIKN/JIKN di lingkungan Pemerintah Kabupaten Mimika sebenarnya telah berjalan, tetapi belum optimal. Karena itu, bimtek diberikan agar admin OPD mampu mengelola, memperbarui dan mengunggah arsip secara mandiri dan berkelanjutan.
Pengelolaan arsip digital tersebut juga akan diperluas hingga tingkat distrik. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika merencanakan sosialisasi dan penerapan sistem serupa di wilayah pesisir sebelum secara bertahap menjangkau seluruh distrik di Kabupaten Mimika.
Menurut Yandry, penguatan kearsipan di distrik penting karena arsip tercipta setiap hari pada setiap unit pemerintahan. Dokumen seperti surat keluar, dokumentasi kegiatan, foto dan berbagai dokumen administrasi pemerintahan perlu dikelola sejak awal.
“Kita berharap teman-teman di distrik juga memahami bahwa arsip itu tercipta setiap hari. Setelah mengikuti bimtek, mereka bisa melakukan tugas pengelolaan arsip dengan baik,” ujarnya.
Di sisi lain, pengelolaan arsip fisik masih menghadapi keterbatasan fasilitas. Pemerintah Kabupaten Mimika hingga kini belum memiliki depo arsip khusus untuk menyimpan arsip permanen yang memiliki nilai sejarah.
Yandry mengatakan keberadaan depo arsip diperlukan untuk menjaga dokumen fisik agar tidak rusak maupun hilang. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Mimika sebelumnya telah mempelajari pengelolaan depo arsip di sejumlah daerah sebagai bahan pengembangan di Mimika.
“Arsip fisik selama ini masih kita simpan, tetapi kita belum memiliki depo arsip. Ke depan ini menjadi salah satu hal yang perlu kita pikirkan karena arsip yang memiliki nilai sejarah harus dijaga,” katanya.
Ia berharap peserta bimtek tidak hanya memahami aspek teknis, tetapi mampu menjalankan peran sebagai kontributor arsip di OPD masing-masing.
“Harapan kami setelah mengikuti bimtek ini teman-teman bisa mengakses, mengunggah, mengelola dan memperbarui arsip di unit kerjanya secara berkelanjutan,” kata Yandry. (**)
Discussion about this post