TIMIKA, jurnalpapua.id
Pemerintah Kabupaten Mimika menegaskan bahwa keprotokolan bukan sekadar mengatur susunan acara atau mendampingi pimpinan, tetapi menjadi bagian penting dalam menjaga citra, kualitas pelayanan, dan wibawa pemerintah daerah.
Penegasan itu disampaikan dalam penutupan Rapat Koordinasi (Rakor) Keprotokolan di Hotel Grand Tembaga, Timika, Kamis (10/9/2026).
Staf Ahli Bupati Mimika Bidang Ekonomi, Keuangan dan Pembangunan, Petrus Pali Amba, saat membacakan sambutan Bupati Mimika mengatakan, protokol merupakan salah satu wajah pemerintah yang langsung terlihat dalam setiap kegiatan resmi maupun pelayanan kepada tamu.
“Protokol merupakan bagian dari wajah pemerintah daerah. Cara menyambut tamu, mengatur sebuah acara, memberikan pelayanan, berkomunikasi, hingga menghadapi perubahan situasi akan mencerminkan kualitas dan wibawa pemerintah daerah,” ujarnya.
Karena itu, Rakor Keprotokolan tidak hanya diarahkan untuk meningkatkan kemampuan teknis petugas, tetapi juga menyatukan persepsi dan membangun standar pelayanan yang profesional di seluruh perangkat daerah.
Menurut Petrus, petugas protokol dituntut bekerja disiplin, cepat, tepat, responsif dan komunikatif. Selain memahami aturan, mereka juga harus memiliki etika, ketenangan, ketelitian serta kemampuan mengambil keputusan ketika menghadapi perubahan situasi di lapangan.
Sebab, kelancaran kegiatan pemerintahan, khususnya yang melibatkan pimpinan daerah, sangat bergantung pada koordinasi dan kesiapan seluruh unsur yang terlibat.
“Jangan menunggu diperintah untuk bekerja dengan baik. Bangun koordinasi, komunikasi dan rasa tanggung jawab, sehingga setiap kegiatan pimpinan maupun pemerintah daerah dapat berjalan tertib, lancar dan memberikan kesan yang baik kepada masyarakat maupun para tamu,” pesannya.
Ia berharap pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh selama Rakor dapat diterapkan di masing-masing organisasi perangkat daerah (OPD), sehingga tercipta standar keprotokolan yang profesional dan seragam di lingkungan Pemerintah Kabupaten Mimika.
Sementara itu, Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Mimika, Alfasiah, menegaskan bahwa keberhasilan sebuah kegiatan bukan semata-mata menjadi tanggung jawab Bagian Protokol.
Menurutnya, OPD maupun organisasi yang menyelenggarakan kegiatan tetap memiliki tanggung jawab utama sejak tahap persiapan hingga kegiatan selesai.
Bagian Protokol akan memberikan pendampingan apabila kegiatan tersebut menghadirkan atau mengundang pimpinan Pemerintah Kabupaten Mimika, terutama Bupati dan Wakil Bupati.
Karena itu, koordinasi antara penyelenggara kegiatan dan petugas protokol harus dilakukan sejak awal, termasuk dalam penyusunan tata acara.
“Ketika protokol hadir mendampingi pimpinan, tentu kami akan memastikan susunan acara sudah sesuai dengan tata keprotokolan. Karena itu kami berharap penyelenggara dapat berkoordinasi dan memberikan susunan acara kepada kami untuk diperiksa bersama,” kata Alfasiah.
Ia mengungkapkan, salah satu kesalahan yang masih kerap ditemukan dalam penyelenggaraan kegiatan adalah penempatan urutan sambutan.
Dalam beberapa acara, pejabat dengan kedudukan tertinggi justru ditempatkan memberikan sambutan terlebih dahulu. Padahal, sesuai tata keprotokolan, pejabat dengan kedudukan tertinggi pada umumnya memberikan sambutan terakhir.
Menurut Alfasiah, persoalan yang terlihat sederhana tersebut penting dipahami karena berkaitan dengan tata penghormatan, kedudukan pejabat serta ketertiban jalannya kegiatan resmi.
Pemahaman keprotokolan, lanjutnya, juga tidak hanya dibutuhkan oleh petugas yang secara khusus bekerja di bidang protokol. Setiap pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan kegiatan perlu mengetahui prinsip dasar tata acara dan tata penghormatan.
Tingginya antusiasme peserta Rakor, menurut Alfasiah, menunjukkan besarnya kebutuhan terhadap pengetahuan tersebut, baik di lingkungan perangkat daerah maupun organisasi kemasyarakatan.
Ia berharap para peserta mampu menerapkan pengetahuan yang diperoleh dalam setiap kegiatan di lingkungan masing-masing, mulai dari penyusunan acara, tata penghormatan, koordinasi dengan petugas protokol hingga pembagian tanggung jawab penyelenggara.
Alfasiah juga berharap Rakor Keprotokolan dapat dilaksanakan secara rutin agar pemahaman dan kemampuan petugas maupun penyelenggara kegiatan terus ditingkatkan.
Rakor tersebut tidak hanya membahas tata acara dan tata penghormatan. Peserta juga mendapatkan pembekalan dari narasumber, yakni Kasubag TU Biro Administrasi Kepempimpinan Kementrian Dalam Negeri, Maftup Basuki, S.STP mengenai tata cara menjalankan tugas sebagai ajudan, sekretaris pribadi serta pengemudi pimpinan dan pejabat daerah secara baik dan profesional.
Materi tersebut menjadi bagian penting karena pelayanan terhadap pimpinan tidak berhenti pada pelaksanaan acara, tetapi mencakup kesiapan, etika, keamanan, komunikasi serta kemampuan mengantisipasi berbagai situasi selama menjalankan tugas.
Melalui Rakor ini, Pemkab Mimika berharap seluruh unsur yang berkaitan dengan pelayanan pimpinan memiliki pemahaman dan standar kerja yang sama.
Dengan sistem keprotokolan yang tertib dan profesional, setiap agenda pemerintahan diharapkan tidak hanya berjalan lancar secara teknis, tetapi juga mampu mencerminkan disiplin, kesiapan serta wibawa Pemerintah Kabupaten Mimika di hadapan masyarakat maupun tamu daerah.(**)
Discussion about this post